進呈目録の書き方・作り方「進呈」と「贈呈」の違いもおさえよう

進呈目録は、進呈品を一覧（目録）にした文書のこと。目録を品物に添えて手渡す、また、その場で品物がお渡しできない場合は、品物の代わりに目録を手渡します。進呈目録は、社内イベントや交流会など、比較的カジュアルな場でも登場することがあるので、覚えておくと便利です。

INDEX

「進呈」と「贈呈」は、ニュアンスが少し違う

まずは「進呈」と「贈呈」の違いをチェックしておきましょう。普段あまり意識しないこの2つは、どちらを使ってよいのか迷う方も多いのではないでしょうか。進呈と贈呈は、どちらも「人に物を贈ること・差し上げること」という意味を持っていますが、ニュアンスが少し違います。

進呈は、目下の方から目上の方に物を贈るときに使われる言葉です。個人的な贈り物やお世話になっている方に感謝の意味を込めて物を贈る際に使われます。例えば「お客様に粗品を進呈します」というように使われます。

一方、贈呈は正式の場や形式ばった場で使われる言葉で、目上の方から目下の方に物を贈る際に使われます。「感謝状の贈呈」や「記念樹の贈呈」などが挙げられます。ただし披露宴の「花束贈呈」は例外です。

目録とは、中身をリスト化したもの

目録とは、贈る品の一覧表やリストにあたるもので、正式な贈答には目録を付けます。差し上げる贈答品の品名や数量、日付、贈り主名などを記します。進呈目録にはそのほか、相続の際に作成される財産目録、結納の品物を一覧にした結納品目録、美術館の収蔵品をまとめた収蔵品目録などがあります。

進呈目録、贈呈目録など贈答にかかわる目録の場合、その場でお渡しするのが難しい品物（例えば美術品や、賞金、持ち運びの難しい家電類や食品など）や、懸賞品のような準備段階では渡す先が決まっていない場面で用いられます。

目録の作り方・書き方

目録は奉書紙（ほうしょがみ・しっかりした白い和紙）を用います。文房具店などで目録用紙が売られていますので、そちらを利用しても良いでしょう。進呈は、先述したように贈呈よりも気軽なものなので、1枚の奉書紙を使った簡易版の目録を作るのが一般的です。まずは奉書紙に、以下の手順で折り目をつけていきます。

＜目録の折り方＞

1. 縦に2つ折りし、袋状になる側を下にする
2. まずは左側、次に右側を倒すように、三つ折りします。

＜目録の書き方＞

三つ折りの折り目で、スペースが三つに区切られました。それぞれのスペースに以下を書いていきます。

右側

スペース中央に「目録」または「贈」と書きます。

中央

品物と数量、それから必要に応じて贈る理由を書きます。
「一、液晶テレビ　一台」
「一、万年筆　一本」
のように、ひとつ品物を書くごとに改行します。数量は壱・弐・参といった大字にすると、少しかしこまった印象になります。理由を書く場合には、品物・数量を書き終えた次に、
「右、○○を記念してお贈りいたします」
などと書きます。